Virtuální kancelář vlastně znamená, že podnikatel má pronajatou adresu u specializované firmy. Ta mu pokrývá základní kancelářský provoz. Nejčastějším současným důvodem k využívání virtuálních kanceláří jsou především snahy o úsporu finančních prostředků. Řada podnikatelů oficiální kancelář vlastně ani nepotřebuje. Typickým příkladem jsou různí poradci – ať už daňoví nebo finanční. Ti většinu času tráví u klienta, i přesto však potřebují zajistit základní úkony jako vyřídit došlou poštu. Právě to vše jim ulehčí virtuální kancelář.

- Založit firmu můžete bez běhání po úřadech a zdarma!
- firmy: Platební morálka firem se zhoršuje v celé evropě
- Test zaměstnaneckých benefitů: pozor při výběru poradenské firmy

"Vezměme si příklad finančního poradce. Vzhledem k častému cestování potřebuje nějakou asistentku, která vyřídí pravidelně poštu. I kdyby to mělo být jen na pár hodin denně, stejně jsou to peníze. Vlastní kancelář tak vyjde na pár tisíc měsíčně,“ říká Mária Komárová, obchodní ředitelka společnosti OFFICE HOUSE, která se pronájmy virtuálních kanceláří zabývá už 7 let. „Naproti tomu náklady na virtuální kancelář jsou předem dané a výrazně nižší. Za cenu v řádu stokorun získává klient profesionální administrativní podporu. Může mít vlastní telefonní číslo, na kterém se recepční hlásí jménem jeho společnosti, vyřídíme došlou poštu nebo třeba i  faxy. Navíc mu dokážeme nabídnout řadu dalších služeb – osobní asistentku, pronájmy zasedacích místností atp.,“ doplňuje Komárová.

Prestižní adresa jako konkurenční výhoda

Druhým nejčastějším důvodem, který podnikatele do business center s virtuálními kancelářemi láká, je prestižní adresa, která je brána jako známka úspěchu. Řada lidí si drahou lokalitu spojuje s vysokým nájemným. Člověk který si podobný nájem pak může dovolit je v jejich očích automaticky úspěšný. „Ač by to málokdo z nás oficiálně připustil, adresa našeho obchodního partnera nás podvědomě ovlivňuje. Prestižní adresa v centru města je pro nás důvěryhodnější než adresa na některém z předměstí,“ říká obchodní ředitelka OFFICE HOUSE.

Pozor na splnění všech povinností

Při výběru virtuální kanceláře je potřeba si dát pozor na splnění všech zákonných požadavků. „Adresa sídla není jen o tom, co mám zapsáno v obchodním rejstříku, ale i splnění všech souvisejících povinností. Sídlo musí být příslušným způsobem označeno, v jeho místě musí mít podnikatel zajištěno přebírání písemností i zajištění kontaktu s veřejností a státními orgány,“ říká Komárová.

Některé úřady si v minulosti navíc špatně vykládaly příslušná ustanovení jednotlivých zákonů a umístění sídla v business centru automaticky braly jako něco pololegálního. Nová zákonná úprava, která vstoupila v platnost 20. července 2009 ale tyto problémy řeší.

Na co si dát při výběru virtuální kanceláře pozor?

Na trhu virtuálních kanceláří působí nyní více než 30 různých společností. Některé nabízejí zcela profesionální služby a dávají si pozor, aby za své klienty splnily všechny povinnosti, jiné jen nabízejí „pronájem“ adresy. Na co si tedy především dávat pozor?

Žádný P.O. BOX!

Řada firem, které se zabývají poskytováním virtuálních kanceláří, nabízí pouze korespondenční adresu, P.O. Box, prostě místo, kde není klientova společnost trvale kontaktovatelná a kde není zajištěn příjem doporučených písemností. V situaci, kdy řada podnikatelů využívá virtuální kancelář zároveň jako sídlo své firmy, může takový provozovatel vaší společnosti značně uškodit. Pokud tedy plánujete virtuální kancelář využívat u své firmy jako sídlo, které máte zapsané v obchodním rejstříku, zjistěte si, jestli je firma schopna minimálně zabezpečit přijímání písemností a styk s veřejností. Existence recepce a úroveň vystupování recepčních mnohé napoví.

Garance přebírání písemností

Podle §31 odst. 16 Živnostenského zákona musí podnikatel zajistit v sídle své společnosti přebírání písemností zasílaných na adresu společnosti.

Provozovatel business centra vám musí zaručit řádné přebírání poštovních zásilek a schopnost okamžitě avizovat přijetí zásilky. Trvejte na důkladném seznámení s tím, jak tuto činnost pro vás zabezpečí.

Garance kontaktu s veřejností a úřady

Podle §31 odst. 2 a 3 Živnostenského zákona musí podnikatel ve svém sídle zajistit kontakt společnosti s veřejností a státními orgány.

Jako uživatel virtuální kanceláře máte mít dokonalý přehled o všech návštěvách. Zjistěte si, jakým způsobem provozovatel při těchto návštěvách postupuje, jak tyto návštěvy eviduje, jak a kdy vám dá vědět, že vůbec nějaká návštěva proběhla. Trvejte na tom, aby vás provozovatel přesvědčil, že je business centrum dostatečně kapacitně vybaveno na to, abyste měli možnost využívat zasedací místnost pro účely obchodních jednání.

(Více na Hypoindex.cz)