1. Vysvětlete smysl
Ve chvíli, kdy zadáváte úkol, vysvětlete jeho smysl. Pokud vám to situace a povaha úkolu dovolí, zkuste aplikovat storytelling. Členové týmu ocení, když zasazením do příběhu projektu/produktu dáte jejich práci hlubší význam a budou vědět, proč je splnění jejich úkolu důležité nejen pro ně, ale i pro celý tým.

Jako manažer se tak navíc stanete transparentním, a tím pádem pro členy týmu i více důvěryhodným. Když sklouznete jen ke zkratkovitému zadávání úkolů bez jejich zasazení do konceptu, můžete mít sice ve výsledku splněný úkol, ale také zaděláno na mnohem hlubší problém, a tím jsou frustrovaní zaměstnanci, kteří ve své práci nenachází smysl.

2. Jasné zadání
Při zadávání úkolů se vyhýbejte formulacím typu „nějak to vymysli“, „věřím, že si poradíš“ a na týmové poradě rozhodně nepronášejte věty typu „někdo by si to mohl vzít za úkol“. Protože vaše vize toho, jak má výsledek vypadat, když se to „nějak vymyslí“ může být, a pravděpodobně i bude na hony vzdálená od toho, jak to vidí Petr z marketingu. Každý úkol by měl mít své pevné a měřitelné parametry, které dobré zadání obsahuje. Úkoly proto raději zadávejte písemně a zadání věnujte dobrou přípravu. Nejedná se totiž jen o jednu větu, ale i o podklady, ze kterých bude úkol vycházet.

3. Rozumíme si?
I když zadání formulujete se všemi podklady a vám se jeví jako naprosto jasné, váš kolega celou věc tak jasně vidět nemusí. Proto si vyhraďte trochu času a s kolegou zodpovědným za řešení úkolu si na chvíli nad celou věc sedněte. Projděte si všechny podklady a najděte shodu na následných krocích.

Možná společně dojdete k dokonce lepšímu způsobu řešení, než se kterým jste přišli na začátku. Váš kolega určitě ocení, když si vyslechnete jeho návrhy a vy se ujistíte, že zadání skutečně dorazilo na místo určení, a navíc v takové podobě, jakou si představujete. Takto investovaný čas rozhodně není zbytečný. Zamezíte tím totiž tomu, aby si kolega celou věc vysvětlil po svém a svou pracovní dobu věnoval něčemu, co bude ve výsledku nepoužitelné. Společným objasněním zadání tak ušetříte možné zbytečné náklady a předejdete kolegově rozmrzelosti.

Kromě zásad zadávání úkolů nezapomínejte také na kontrolu jejich plnění. Právě tím, že zadání budete formulovat jasně a připravíte pro ně všechny podklady včetně časových milníků, vytvoříte dobrý základ pro věcnou kontrolu. Správná kontrola by měla být o sdílení a učení, ne o strachu a poučování.

Pokud se vám předložené řešení úkolu i přes kolegovu snahu nezdá být v pořádku, vyslechněte ho, jak k němu došel a na základě kterých podkladů tak usuzoval. Pokud řídíte projekt, u kterého máte na starosti rozsáhlý tým nebo pracujete s velkým množstvím informací, které potřebujete mít vždy po ruce, zvažte využívání některé z aplikací pro vedení projektů nebo zadávání úkolů. Pomůže vám i s kontrolou úkolů vzhledem k tomu, že budete moci kdykoliv ověřit, v jaké fázi se řešení konkrétního úkolu nachází.