Bezpapírová kancelář: Udělejte si čas a prostor
Vím, času máme všichni málo. A když ho zrovna máme, to poslední, do čeho bychom se chtěli pouštět, je třídění papírů. Slibujeme, že když to uděláte jednou a pořádně, stačí jen zavedený systém udržovat. Na generální úklid v dokumentech si vyhraďte přibližně jedno odpoledne a taky několik metrů čtverečních plochy, na které si budete dělat hromádky.

Zbavte se papírů: Oddělte nepotřebné
Když budete nosit na místo třídění všechny papíry, rovnou oddělte ty věci, o kterých víte, že je už rozhodně potřebovat nebudete. Mluvíme třeba o návodu na topinkovač, který jste nechali v předchozím bytě, nebo účtenku od 3 roky starých bot, které vám sice tehdy udělaly velkou radost, ale dnes už je nejdou reklamovat a na účtence není stejně skoro nic vidět. Všechny tyto věci dávejte (zatím) na hromádku jménem „vyhodit“.

Roztřiďte a vyhoďte: Minimalismus ve složkách
Dokumenty, které jste se nerozhodli rovnou vyhodit, roztřiďte do kategorií. Kategorie si zvolte tak, aby vám osobně dávaly smysl. Jednu můžete pojmenovat např. bydlení a dát na jednu hromádku všechny faktury za energie, případně smlouvu o pronájmu bytu a třeba roční zúčtování záloh. Ty několik let staré faktury za elektřinu nebo za plyn můžete s klidným srdcem přesunout na hromádku „vyhodit“. K ničemu vám nejsou. Doba, kdy jste mohli vyúčtování reklamovat, už dávno uplynula.

Ale pozor, roztrhejte je! Můžou totiž obsahovat citlivé údaje. Skladujete si záruční listy? To je dobře, ale ujistěte se, že máte jen ty, kde lze záruku ještě uplatnit a celý reklamační proces dává vzhledem k pořizovací hodnotě předmětu smysl. Zbytek patří opět na (zvětšující se) hromádku pod názvem „vyhodit“.

Určitě nezapomeňte na kategorii osobní. Můžou tam být různé drobnosti, které jsou pro vás cennou vzpomínkou, a je úplně v pořádku si je v rozumné míře ponechat.

Dostaňte papíry k nule: Bezpapírová kancelář v cloudu
Všechny dokumenty, které jsou pro vás důležité a necháváte si je v papírové podobě, si také naskenujte. V počítači si je roztřiďte do stejných složek nebo kategorií, jako je máte ve fyzické podobě. Pokud nemáte skener, můžete si vypomoci aplikací pro chytré telefony, která funguje jako skener. Složky si uložte nejen v počítači, ale i do cloudového úložiště. Budete tak mít jistotu, že k nim budete mít přístup opravdu odkudkoliv. Naskenované soubory si pojmenujte tak, aby vám název dával smysl i po roce. Klidně použijte více slov. Je to přeci pro vás.

Přejděte na elektronickou fakturaci
Díky roztřídění do kategorií jste si vytvořili přehled o tom, jaké dokumenty se k vám dostávají nejčastěji. Většinou to bývají právě různá vyúčtování nebo faktury za pravidelné platby. Zjistěte u všech, jestli nejde provádět fakturaci elektronicky. Nebudou se vám doma hromadit papíry, vyúčtování můžete z emailu uložit rovnou do cloudu, a navíc na elektronických fakturách bývá často QR kód, přes který můžete rovnou účet zaplatit telefonem. A taky budete šetrní k životnímu prostředí, a to se počítá.

Třiďte i v bezpapírové kanceláři
Víte, jak si na nový rok dává spoustu lidí nějaké předsevzetí? Žádné si nedávejte, většinou jsou nereálná a ve výsledku by vás to jen demotivovalo. Ale udělejte jednu věc. Ideálně ještě v lednu se podívejte do svých složek a vyhoďte nebo vymažte nepotřebné. Právě ty záruční listy, kde už záruku nelze uplatnit nebo právě ta vyúčtování, která už jsou zase o rok starší. Shromažďování totiž není dobré ani v papírově a ani v elektronické podobě.

Odměňte se
Máte za sebou velký kus práce. Už totiž nebudete „lovit“ smlouvu o hypotečním úvěru mezi návodem na pračku a žertovným pohledem z Tenerife, který vám poslala kamarádka. Za odměnu si dopřejte opravdu dobrou večeři, odpočinek u filmu nebo cokoliv, co vám udělá radost.